Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie diese Website besuchen, DocuNorm nutzen oder mit uns in Geschäftsbeziehung stehen, und welche Rechte Ihnen dabei zustehen.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
FRESEN.IT LTD
Peiraios 30
Floor 1, Flat/Office 1
2023, Strovolos, Nicosia
Cyprus
Vertreten wird die Gesellschaft durch Raphael Fresen. Sie erreichen uns per E-Mail an support@docunorm.com.
Welche Daten wir verarbeiten und wozu
Aufruf der Website
Bei jedem Aufruf einer Seite verarbeitet unser Server Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite, die Kennung Ihres Browsers und den Statuscode der Antwort. Der Server braucht diese Angaben, um die Seite auszuliefern, und wir brauchen sie, um Störungen und Angriffe zu erkennen.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Eigene Besuchsmessung
Um zu sehen, welche Seiten gelesen werden, zählen wir die Aufrufe auf unserem eigenen Server. Gespeichert werden die aufgerufene Seite samt den Angaben in der Adresse, der Zeitpunkt, der Statuscode, die zuvor besuchte Seite, die Kennung Ihres Browsers und die Sprache, die Ihr Browser bevorzugt.
Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Aus ihr und der Browserkennung bilden wir mit einem Schlüssel, der nur für den laufenden Tag gilt, eine Kennung. So erkennen wir, welche Aufrufe eines Tages zusammengehören. Um Mitternacht (UTC) verwerfen wir den Schlüssel; danach lässt sich die Kennung niemandem mehr zuordnen. Auf Ihrem Gerät wird dafür nichts gespeichert, und die Daten verlassen unseren Server nicht.
Im angemeldeten Bereich von DocuNorm zählen wir auf dieselbe Weise, welche Seiten der Anwendung aufgerufen werden. Die Kennung entsteht dort aus Konto und Firma, mit demselben Tagesschlüssel.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, das Angebot nach seiner tatsächlichen Nutzung zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Statistik mit Ihrer Einwilligung
Wenn Sie im Cookie-Hinweis der Kategorie „Statistik" zustimmen, speichern wir eine zufällige Nummer in einem Cookie auf Ihrem Gerät. Damit erkennen wir wiederkehrende Besuche über den Tag hinaus. Die Nummer wird zu Ihren Aufrufen gespeichert.
Tragen Sie sich für den Newsletter oder die Benachrichtigung zum Start ein, wird die Nummer auch zu Ihrer Eintragung gespeichert. So sehen wir, welche Seiten vor einer Eintragung gelesen wurden.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerrufen Sie sie, löschen wir das Cookie.
Google Analytics
Wenn Sie im Cookie-Hinweis „Google Analytics" zustimmen, laden wir diesen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ohne diese Zustimmung wird er nicht geladen.
Google setzt dann Cookies auf Ihrem Gerät und wertet aus, wie die Website genutzt wird: aufgerufene Seiten, Dauer des Besuchs, Gerät, Browser und ungefährer Standort. Zusätzlich melden wir Google, wenn sich jemand für den Newsletter einträgt oder registriert. Diese Meldungen enthalten weder E-Mail-Adresse noch Namen.
Dabei können Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für zertifizierte Unternehmen hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO).
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerrufen Sie sie, löschen wir die Cookies von Google auf Ihrem Gerät.
Newsletter und Benachrichtigung zum Start
Wenn Sie sich für den Newsletter oder die Benachrichtigung zum Start eintragen, auch über das Häkchen im Kontaktformular, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache, die Seite, auf der Sie sich eingetragen haben, den Zeitpunkt und Ihre IP-Adresse. Die IP-Adresse belegt die Eintragung. Vorher prüfen wir, ob die Domain Ihrer E-Mail-Adresse E-Mails annimmt.
E-Mail-Adresse, Sprache, Seite und eine Kennung der Eintragung geben wir an unseren Dienstleister für den Newsletterversand weiter. Er schickt Ihnen eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung. Erst wenn Sie ihn anklicken, sind Sie eingetragen. Abmelden können Sie sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail, die Sie darüber erhalten.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Angaben sind freiwillig; ohne E-Mail-Adresse können wir Ihnen nichts schicken.
Registrierung und Benutzerkonto
Für ein Konto speichern wir Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse, Firmenname, Sprache und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Prüfwert, aus dem es sich nicht zurückgewinnen lässt. Dazu halten wir fest, wann Sie welcher Fassung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugestimmt haben. Ihre E-Mail-Adresse bestätigen Sie über einen Link, den wir Ihnen schicken.
In den Einstellungen können Sie weitere Angaben zu Ihrer Firma hinterlegen: Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Logo.
Solange Sie angemeldet sind, speichern wir zu Ihrer Sitzung die IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Änderungen an Vorlagen, Verträgen, Konten und Einstellungen protokollieren wir mit Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse und Browserkennung. So lässt sich nachvollziehen, wer was geändert hat.
Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für das Protokoll unser berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Sprache und Passwort können wir kein Konto anlegen.
Kontaktformular
Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, speichern wir Ihr Anliegen, Ihren Namen, Ihre Firma, falls angegeben, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht, die Sprache und die Seite, auf der Sie geschrieben haben. Ihre Nachricht schicken wir per E-Mail an unser Support-Postfach und antworten an die angegebene Adresse. Damit niemand das Formular massenhaft absendet, zählen wir eine Minute lang, wie oft von Ihrer IP-Adresse abgeschickt wurde; mit der Anfrage gespeichert wird sie nicht.
Rechtsgrundlage ist der Vertrag oder seine Anbahnung, wenn die Anfrage damit zusammenhängt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Setzen Sie das Häkchen für den Newsletter, gilt dafür zusätzlich der Abschnitt „Newsletter und Benachrichtigung zum Start".
Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist der Vertrag oder seine Anbahnung, wenn die Anfrage damit zusammenhängt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Geschäftsbeziehung und Abrechnung
Für die Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber verarbeiten wir außerdem Vertrags- und Abrechnungsdaten, also gebuchte Tarife, Rechnungen und Zahlungen, sowie unseren Schriftwechsel.
- Zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): für Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Vertrags und die vereinbarten Leistungen.
- Aufgrund gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Handels- und Steuerrecht schreiben vor, bestimmte Daten zu verarbeiten und aufzubewahren, etwa für Rechnungen und Buchhaltung.
- Aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): um rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren und um die IT-Sicherheit zu gewährleisten.
Daten, die Sie in DocuNorm eingeben
In DocuNorm tragen Sie Daten ein, aus denen Verträge entstehen, etwa zu Ihren Mitarbeitern, Kunden oder Vertragspartnern. Für diese Daten sind Sie verantwortlich; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und schließen dafür mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die betroffenen Personen informieren Sie selbst über diese Verarbeitung.
Cookies und Speicher im Browser
Notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung, weil die Website ohne sie nicht funktioniert. Alle anderen setzen wir erst, wenn Sie im Cookie-Hinweis zugestimmt haben. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen" am Ende jeder Seite ändern.
Notwendig
- docunorm-session: hält Ihre Sitzung, Ihre Sprache und Ihre Anmeldung. Läuft 120 Minuten nach Ihrem letzten Aufruf ab.
- XSRF-TOKEN: schützt Formulare vor gefälschten Absendungen. Läuft nach 120 Minuten ab.
- remember_web_…: nur wenn Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben" wählen. Hält Sie bis zu 400 Tage angemeldet.
- consent: speichert Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis. Läuft nach einem Jahr ab.
Statistik
- visitor_id: die zufällige Nummer für die Statistik. Läuft nach einem Jahr ab.
Google Analytics
- _ga und _ga_…: von Google gesetzt, um Besuche zu unterscheiden. Laufen nach bis zu zwei Jahren ab.
Speicher im Browser
Ohne Ablaufdatum liegen im Speicher Ihres Browsers (Local Storage):
- docunorm-consent: Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis mit Zeitpunkt.
- fds-contrast-mode: nur wenn Sie den Kontrastschalter benutzen. Merkt sich Ihre Einstellung.
Empfänger
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Das Hosting übernehmen wir selbst (fresenit.systems): Für die Server, auf denen DocuNorm läuft, und die Mailserver, über die wir transaktionale E-Mails verschicken, etwa zu Ihrem Konto und zu Verträgen, setzen wir keine Auftragsverarbeiter ein. Newsletter und die Benachrichtigung zum Start verschickt unser Dienstleister für den Newsletterversand.
An andere geben wir Daten nur weiter, soweit es gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist:
- Dienstleister für den Newsletterversand, Sitz im Vereinigten Königreich: erhält die Angaben zu Ihrer Eintragung. Er verarbeitet sie nach eigenen Angaben ausschließlich in der EU und ist als Auftragsverarbeiter an unsere Weisungen gebunden (Art. 28 DSGVO).
- Google: nur mit Ihrer Einwilligung, für Google Analytics.
- Stripe, Sitz in Irland: wickelt die Zahlungen für kostenpflichtige Tarife ab und erhält dafür die nötigen Angaben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe übermittelt Daten auch an seine Muttergesellschaft in den USA; sie ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert.
- Berufsgeheimnisträger und Behörden: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsbeistände, Banken sowie Finanz- und Justizbehörden, soweit sie die Daten für ihre Aufgabe brauchen.
In Länder außerhalb der EU und des EWR übermitteln wir Daten nur, wenn die EU-Kommission dort ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat oder geeignete Garantien vereinbart sind, etwa die Standardvertragsklauseln der EU. Für das Vereinigte Königreich und für die nach dem Data Privacy Framework zertifizierten Unternehmen in den USA liegt ein solcher Beschluss vor.
Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten, solange wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen. Danach löschen wir sie oder entfernen alles, was auf Sie verweist:
- Server-Logfiles: 14 Tage.
- Eigene Besuchsmessung: Nach Mitternacht (UTC) lassen sich die Aufrufe niemandem mehr zuordnen. Ohne diesen Bezug bleiben sie für die Statistik erhalten.
- Statistik-Nummer zu Ihren Aufrufen: 12 Monate.
- Google Analytics: Google bewahrt die Daten zu einzelnen Besuchen 14 Monate auf.
- Newsletter und Benachrichtigung zum Start: E-Mail-Adresse und IP-Adresse bei uns 30 Tage nach der Weitergabe an den Dienstleister. Dort bleiben Sie eingetragen, bis Sie sich abmelden.
- Kontaktformular: Name, Firma, E-Mail-Adresse und Nachricht bei uns 30 Tage nach der Zustellung an unser Postfach. Anliegen, Seite, Sprache und Zeitpunkt bleiben ohne Bezug zu Ihnen für die Statistik erhalten.
- Konto: solange es besteht. Nach der Löschung noch 30 Tage, damit sich ein versehentliches Löschen rückgängig machen lässt; danach anonymisieren wir es.
- IP-Adresse und Browserkennung im Änderungsprotokoll: 90 Tage. Wer was geändert hat, bleibt danach nachvollziehbar.
- Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben, die E-Mail-Adressen enthalten können: 30 Tage.
- Links zum Zurücksetzen des Passworts: gelten 60 Minuten und werden spätestens am folgenden Tag entfernt.
- Sicherungen: 30 Tage.
- E-Mails an uns: bis Ihre Anfrage erledigt ist, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
- Vertrags- und Abrechnungsdaten: so lange, wie Handels- und Steuerrecht es vorschreiben, und darüber hinaus, solange Ansprüche aus dem Vertrag nicht verjährt sind.
- Cookies und Speicher im Browser: wie unter Cookies und Speicher im Browser angegeben.
Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
- Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO).
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
- Recht auf Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
Für jedes dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an support@docunorm.com.
Widerruf einer Einwilligung
Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Was bis dahin verarbeitet wurde, bleibt rechtmäßig. Für Cookies geht das über „Cookie-Einstellungen" am Ende jeder Seite, für den Newsletter über den Link zum Abmelden in jeder E-Mail.
Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns beschweren, insbesondere in dem EU-Staat, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattfand (Art. 77 DSGVO).
Die für uns zuständige federführende Aufsichtsbehörde ist das Office of the Commissioner for Personal Data Protection, 15 Kypranoros Street, 1061 Nicosia, Zypern (www.gov.cy/dataprotection).
Automatisierte Entscheidungen
Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.
Stand: 6. Oktober 2026