Was die Gegenseite betrifft
Name, Anschrift, Geburtsdatum, Handelsregisternummer. Dafür gibt es fertige Feldsätze zum Übernehmen, die Sie danach kürzen oder umbenennen können.
Vorlage erstellen
Aus der Word-Datei wird eine Vorlage
Sie fügen den Vertragstext einmal ein und markieren die Stellen, die wechseln. Das dauert ungefähr eine Stunde, einmal je Vertragsart.
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Text einfügen
Fügen Sie den Vertragstext aus Ihrer Datei ein. Formatierte Überschriften werden direkt übernommen. Reine optische Formatierungen (z. B. vergrößerter Fettdruck) weisen Sie mit einem Klick als Überschrift aus.
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Den Briefkopf weglassen
Logo, Anschrift und Fußzeile gehören nicht in den Fließtext: Diese Elemente werden automatisch über Ihr hinterlegtes Erscheinungsbild in jedes Dokument eingefügt.
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Platzhalter setzen
Sie markieren die Stelle, geben dem Feld einen Namen und sagen, was hineingehört: Text, Datum, Zahl, Betrag oder Aufzählung.
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Veröffentlichen
Danach ist die Fassung festgeschrieben. Ändern Sie später eine Klausel, entsteht eine neue Fassung, und die verschickten Verträge bleiben, wie sie sind.
Aus Word
Was beim Einfügen wegfällt
Der Editor kennt Überschriften, Absätze, fett, kursiv, Aufzählungen und Tabellen. Eigene Schriftgrößen, Farben, Einzüge und Tabulatoren fallen weg. Genau die sind der Grund, warum ein über Jahre gewachsenes Word-Dokument auf Seite vier anders aussieht als auf Seite eins. Wie der Text am Ende aussieht, kommt aus Ihrem Erscheinungsbild, und zwar für alle Verträge gleich.
Aus einem PDF
Auch aus einem PDF wird eine Vorlage
Beim Kopieren aus einem PDF-Dokument wird reiner Rohtext übertragen — ohne automatische Gliederung oder Absätze. Nach dem Einfügen strukturieren Sie Absätze und Überschriften kurz von Hand.
Vorher und nachher
Aus der Datei wird eine Vorlage
Derselbe Vertrag, einmal als Word-Datei und einmal als Vorlage. Was wechselt, steht danach an einer Stelle.
Word-Datei
Vorlage
Platzhalter
Woran Sie erkennen, was ein Platzhalter wird
Die Frage ist bei jeder Stelle dieselbe: Steht das beim nächsten Vertrag anders da?
Individuelle Vertragsvereinbarungen
Vergütung, Laufzeit, Beginn und Kündigungsfristen: Diese variablen Kernpunkte füllen Sie bei jedem Abschluss gezielt über die vorgegebenen Felder aus.
Kein Platzhalter nötig: Ihre Unternehmensdaten
Firmierung, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegen Sie einmalig zentral. Sie werden automatisch in jeden Vertrag übernommen, ohne dass Sie Platzhalter definieren müssen.
Bald verfügbar
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